Se Hamlet, personagem de William Shakespeare, fosse um gestor de projetos e estivesse em um impasse, assim como em sua trama, talvez ele diria: detalhar ou não detalhar, eis a questão!

Brincadeiras à parte, esse impasse é algo que pode assolar os gestores de projetos no momento de montar o seu planejamento. Se o gestor detalha demais suas tarefas, além de investir muito tempo na fase de planejamento, demandaria também tempo excessivo controlando pequenas etapas utilizando o que chamamos de microgestão*. Por outro lado, caso o gestor foque em pacotes de entregas mais amplos ou em tarefas mais importantes, sem atentar para os pequenos detalhes, poderá perder informações importantes que podem impactar na entrega final do seu projeto.

Mas como definir o nível de aprofundamento nos detalhes das tarefas?

Para tomar essa decisão, é preciso compreender a diferença entre tarefas e pacote de trabalhos.
Na verdade esses dois itens são complementares. Entende-se por tarefas todas as ações que devem ser executadas para alcançar o objetivo do seu projeto. Essas tarefas podem ser das mais simples às mais complexas, que serão administradas para alcançar o objetivo de um projeto. Já um pacote de entregas, ou também denominado um pacote de trabalho (work package) é, na verdade, um conjunto dessas tarefas.

Você pode administrar o seu projeto pensando nas mínimas tarefas ou, de forma descentralizada, verificando somente quais são as mais importantes dentro de um pacote de entregas. Isso dependerá de cada gestor, e será importante atentar para algumas variáveis:

▶️ Nível de complexidade do projeto

Projetos mais complexos requerem um nível de detalhamento maior, uma vez que um pequeno erro poderá impactar significativamente no resultado final.

▶️ Grau de integração com a equipe envolvida.

Se você possui bastante confiança na sua equipe, reconhece suas limitações e suas qualidades, e já atua com uma liderança participativa, é possível descentralizar tarefas em seu menor nível, fazendo com que o líder do projeto possa pensar mais nas entregas do projeto ou tarefas mais importantes.

▶️ Nível de conhecimento

Se o seu projeto é algo corriqueiro, que você já costuma fazer com frequência e já possui expertise nessa área, você poderá detalhar menos, focando mais nos pacotes de trabalho. Por outro lado, se você está assumindo um projeto novo, de uma área que requer uma preparação e um nível de aprofundamento maior, será importante atentar para os detalhes desse projeto.

O telescópio James Web, por exemplo, é um projeto interessante para analisar dentro deste contexto. Trata-se de um projeto extramente complexo que durou aproximadamente 3 décadas para ser construído, e foi lançado no natal de 2021. O projeto é tão complexo que nada poderia dar errado, uma vez que seria lançado no espaço sem tripulação e sem volta. Qualquer erro no lançamento significaria perda de milhões de investimento e de várias horas de trabalho. Por isso, ao gerir um projeto desta complexidade, pensar nas mínimas tarefas foi extremamente Importante.

Nem todo projeto terá como necessidade pensar as microtarefas, cabendo ao gestor organizar o seu pacote de entregas. O uso de uma EAP ( Estrutura Analítica de Projetos), também conhecida como WBS ( work breakdown structure), pode ser uma ótima ferramenta para organizar os pacotes de trabalho de um projeto. Mas caberá ao gestor analisar o nível de complexidade e aprofundamento na gestão do seu projeto.

*Microgestão trata-se do controle excessivo das mínimas tarefas no cotidiano empresarial ou na condução dos projetos.